Die Digitalisierung wird auch im Berufsstand der Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
und Rechtsanwälte umfangreich diskutiert. Mit zunehmender Geschwindigkeit wird
Expertenwissen im Umgang mit neuen Technologien und Software benötigt. Doch
nicht nur Mandanten werden digitaler, auch die interne Organisation vieler
Kanzleien befindet sich im technologischen Wandel. Dieser Beitrag erläutert,
warum der Einsatz einer Workflowmanagement-Software in Kanzleien vorteilhaft
ist und welche Chancen sich daraus für Kanzleien ergeben.

Effiziente interne Kanzlei-Organisation

Um Mandanten in Zukunft weiterhin bestens beraten und prüfen zu können, ist es als Kanzlei wichtig, sich den digitalen Veränderungen in gleichem Maße anzupassen, wie das auch bei den Mandanten der Fall ist. Eigene Praxiserfahrungen bei der Gestaltung kanzleiinterner Prozesse und Abläufe sind daher essenziell.

Oftmals ist es mit der reinen Einführung einer neuen Software nicht getan. Zur Gewährleistung einer aktiven Verwendung von Softwarelösungen in Kanzleien müssen Verantwortung und Disziplin unter den Mitarbeitern geschaffen werden, damit die Transformation hin zu einer digitaleren Arbeitsweise nicht scheitert. Die Wirtschaftsprüferkammer formulierte das in diesem Beitrag zur Digitalisierung im Berufsstand ziemlich treffend: „Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie wird erleichtert, wenn die Prozesse in der WP/vBP-Praxis strukturiert und dokumentiert sind und von den Mitarbeitern eingehalten werden.

Moderne Softwarelösungen bieten bereits zahlreiche Funktionen, wie interne Abläufe beschleunigt, automatisiert und verschlankt werden können. Es gibt bereits einige Kanzleien, die diese Umstellung gemeistert haben und von der effizienten, digitalen Arbeitsweise profitieren: eine einwandfreie Qualitätssicherung, schnelle Durchlaufzeiten, ein besserer Service – und das alles bei gleichzeitig geringeren Kosten.

Wie kann eine Prozessmanagement-Software Kanzleien konkret unterstützen?

Viele Kanzleien beschäftigen sich noch mit Abläufen, die größtenteils von manuellen Tätigkeiten geprägt sind. Eine Großzahl arbeitet noch immer stark papierbasiert. Mitunter haben Unternehmen Schwierigkeiten damit, die notwendige Transformation der Abläufe in die Tat umzusetzen.

Ein großes Missverständnis ist oft, dass die Einführung einer Workflowmanagement-Software das alles sofort ändert und man sich von jetzt auf gleich umstellen muss. Dem ist nicht so. Moderne Softwarelösungen wie Flowers Workflowmanagement bilden Abläufe zunächst so ab, wie sie tatsächlich sind und bieten anschließend individuelle Lösungsvorschläge zur Verbesserung, basierend auf dem individuellen Arbeitsverhalten der Mitarbeiter und der Kanzlei. An den operativen Abläufen ändert sich also zunächst nichts, lediglich die Organisation und Übersicht der Tätigkeiten wird softwareseitig verwaltet. So wird die interne Organisation nachhaltig verbessert, automatisiert und verschlankt.

Softwarelösungen sind heutzutage intelligent. Sie sind abgestimmt auf das Verhalten der Menschen und haben aus der Vielzahl gescheiterter Einführungen (sog. „Change-Prozess“) gelernt. Deshalb bauen sie nun auf einer schrittweisen Umstellung auf. Über die Vorteile einer schrittweisen Änderung haben wir im Beitrag zur Mikroproduktivität in Unternehmen im Detail berichtet.

Eine Ablaufmanagement-Softwarelösung kann bei allen wiederkehrenden Tätigkeiten helfen.

  • Mandanten-Stammdatenverwaltung
  • Archivierung von Dokumenten
  • Finanzwesen, FiBu
  • Personalwesen (Gehaltslauf, Mitarbeiter-Stammdaten)

Auch im Falle von unvorhergesehenen Problemen, wie krankheitsbedingte Ausfälle, Urlaubsvertretungen oder Personalmangel, ist es eine gute Idee, eine implementierte Prozess-Software in der Kanzlei zu haben, die solche Probleme mit Leichtigkeit ausgleichen kann und die Qualität gewährleistet.

Durch die Implementierung digitaler Softwareprodukte erschaffen Sie ein Bild von herausragender Effizienz und Expertise gegenüber Mandanten, Mitarbeitern und Branchenkollegen.

Checkliste: Einführung, Risiko, Kosten und Chancen im Überblick

Das Einführen einer neuen Software ist einfacher, als man denkt. Viele Lösungen sind Online-Tools (sog. SaaS-Lösungen), die sofort verwendet werden können.

Tipp:

SaaS steht für „Software-as-a-Service“ und bedeutet, dass die Software als Dienstleistung (über eine monatliche oder jährliche Lizenzgebühr) bezogen wird. Die Vorteile hiervon sind, dass keine großen initialen Kosten für den Kauf oder die Instandsetzung der Software anfallen. Auch wird SaaS oft in der Cloud angeboten, das heißt, der Hersteller stellt die Hardware zur Verfügung. Das spart hohe Kosten für Kanzleien und ist daher besonders attraktiv.

Und noch ein Geheimtipp:

Ein SaaS-Anbieter profitiert nicht vom einmaligen Kaufabschluss, oftmals lohnt sich dieses Geschäftsmodell erst nach über einem Jahr; das heißt, der Anbieter ist daran interessiert, hervorragenden Kundenservice zur Verfügung zu stellen, da er sonst bei frühzeitiger Kündigung Verluste verzeichnet.

Meistens bekommt man bei Cloud-Lösungen auch einen kostenlosen Testzeitraum eingeräumt, in dem man in Ruhe testen kann – und das sollte man auch! Es ist wichtig, die Zeit während der kostenlosen Testphase zu nutzen, um herauszufinden, ob die Softwarelösung im persönlichen Arbeitsalltag und für die Anwendung in der Kanzlei funktioniert und hilfreich ist.

Checkliste zum erfolgreichen Implementieren einer Workflowmanagement-Software in Ihrer Kanzlei:

  1. Eine passende Workflowmanagement-Software auswählen.
  2. Den Testlauf starten – nehmen Sie sich etwas Zeit!
  3. Abläufe und Prozesse einmalig digital abbilden.
  4. Die Software in den täglichen Arbeitsablauf integrieren.
  5. Die Software kanzleiweit einführen – die Kommunikation vereinheitlichen.
  6. Verantwortung und Disziplin schaffen: die Software zur Routine machen.
  7. Handlungsvorschläge der Software nutzen, um Prozesse nachhaltig zu optimieren.
Tipp:

Durch das Anbinden anderer Softwarelösungen an das Workflowmanagement-System kann noch mehr Zeit gespart und manuelle Doppeleingaben verhindert werden! Die meisten Prozessmanagement-Tools bieten Schnittstellen zu DATEV, E-Mail-Programmen, ERP-Systemen wie SAP oder auch MS Office uvm.

Das Risiko ist überschaubar. Neben dem erwähnten Testzeitraum sind die Verträge bei Cloud-Anbietern entweder mit monatlicher oder mit jährlicher Verlängerung. Sollte die Anwendung wider Erwarten doch nicht den gewünschten Mehrwert bringen, ist der Vertrag schnell gekündigt. Bei Kosten von durchschnittlich 50 bis 100 Euro pro Nutzer ist das Risiko somit überschaubar und die Chancen einer erfolgreichen digitalen Kanzlei-Transformation überwiegen in großem Maße.

Fazit

Abschließend kann festgehalten werden, dass die digitalisierte Kanzlei kein Ding der Unmöglichkeit ist. Wichtig ist, das Thema mit Disziplin anzugehen und sich aktiv Zeit dafür zu nehmen. Softwarelösungen wie Flowers Software schaffen einfache und günstige Einstiegsmöglichkeiten ohne Risiko. Es lohnt sich also, sich mit dem Thema Ablaufmanagement auseinanderzusetzen, denn die Chancen für digitalisierte Kanzleien sind groß.

Das Workflowmanagement-Tool Flowers ist speziell für den Einsatz in Kanzleien konzipiert. Viele standardisierte Abläufe des Berufsstands sind als Vorlagen bereits in Flowers enthalten und die Neuanlage kanzleiindividueller Abläufe ist auch schnell erledigt.

Lassen Sie uns gerne darüber sprechen. Weiter unten finden Sie meine Kontaktdaten.

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