Im Zuge der Digitalisierung beschäftigen sich viele Unternehmen zunehmend stärker mit dem Thema Geschäftsprozessoptimierung und wie diese digitalisiert und automatisiert werden können. Trotz großer Ambitionen gehen solche Projekte oft auf spektakuläre Art und Weise schief. Wieso viele kleine Verbesserungen von Geschäftsprozesse besser und nachhaltiger sind als einzelne Große und wie man aus der Herausforderung ‚Change-Prozess‘ eine Chance macht, das wird im Folgenden am Beispiel ‚Mikroproduktivität‘ erklärt.

Was ist Mikroproduktivität?

Wenn man von Produktivität im Allgemeinen spricht, dann geht es um den Output im Verhältnis zu einer feststehenden Menge an Ressourcen. Möchte man also die Produktivität steigern, so ist das Ziel den Output je Ressource zu erhöhen.

Bei Mikroproduktivität geht es um die Ressource ‚Mensch‘ und das Phänomen, dass viele kleine Änderungen in der Produktivität nachhaltiger und effizienter produktivitätssteigernd wirken als einzelne große Verbesserungen.

Woran liegt das?

Die meisten Menschen sind nicht für große Veränderungen gemacht und das ist auch nicht schlimm. Veränderungen verursachen bei vielen Menschen Ängste (Schaffe ich das? Kann ich das? Verliere ich jetzt meine Job? Was passiert, wenn ich es nicht schaffe?) und je größer diese Veränderung ist, desto schwieriger und länger ist die Umstellung und Annahme (Adoption). Besonders im Geschäftsleben zeigen sich solche Auswirkungen besonders stark an gescheiterten Change-Prozessen (Change-Process, dt. Veränderungsprozess), oft wenn es um die Einführung neuer Software geht. Dort ist die Angst oft besonders groß, da man immer wieder davon hört, dass Maschinen einem die Arbeit wegnehmen werden. Verstärkt wird das Ganze noch dadurch, dass gerade Sachbearbeiter und Abteilungsleiter oftmals nicht in den Prozess mit eingebunden werden, was die Annahme einer Veränderung noch schwieriger macht und ihr einen aufgezwungenen Beigeschmack gibt.

Effizientere Produktivitätssteigerung

Mikroproduktivität hingegen fokussiert sich auf viele kleine, nachhaltige Veränderungen. Diese Veränderungen lösen kaum Ängste aus, manchmal bemerkt man sie gar nicht. Die Annahme funktioniert schneller und besser, wodurch die Effizienz je Änderung steigt – man benötigt weniger Energie (Aufwand) für die Umsetzung (Ziel).

Ein weiterer positiver Effekt von kleinen Anpassungen ist: Man kann besser teste und sehen was funktioniert. Eine große Veränderung ist nicht zwangsläufig die beste, vielleicht theoretisch, aber die Realität kann ganz anders aussehen. Man darf den Faktor Mensch nicht vernachlässigen, denn jeder Mensch, jedes Team und jedes Unternehmen reagiert unterschiedlich.

Der Vorteil vieler kleinerer Prozess- und Ablaufänderungen im Alltag ist, dass man sehr schnell sieht, ob sie funktionieren oder nicht. Schlussendlich führen viele kleinere auch immer wieder zu einer großen Änderung, doch unterm Strich ist das Ergebnis oft besser und der benötigte Aufwand erheblich geringer.

Konkrete Maßnahmen zur nachhaltigen Verbesserung der Produktivität

Die Mitarbeiter sollten mit ins Boot geholt werden. Es gibt nichts Schlimmeres als, wenn das Management eine sofortige Umstellung des gesamten Arbeitsalltags fordert (bspw. Einführung neuer Software, die oft zu sehr großen Verhaltensänderungen führt). Je früher man all jene, die von einer großen Veränderung betroffen sind mit ins Boot holt, desto besser ist es. Man schafft ein Verständnis und Erklärung für die Änderung, welche die Mitarbeiter verstehen und nachvollziehen können. Auch das Gefühl ‚gehört‘ zu werden ist sehr wichtig.

Und natürlich das Wichtigste: Das Projekt in viele kleine Mikromaßnahmen zu unterteilen. So fällt es jedem leichter sich und seine Verhaltensweise nach und nach, mit einem guten Gefühl zu verändern.

Digitale Ablaufmanagement Software hilft bei Prozessveränderungen

Durch die digitale Transformation finden kleine als auch große Veränderungen immer häufiger und schneller statt. Es ist daher sinnvoll, sich mit digitalen Ablaufmanagementlösungen (En. Workflowmanagement-Tools) zu beschäftigen. Die Technologie ist heute bereits so weit, dass die Einführung solcher Online-Softwarelösungen oft nur wenige Minuten dauert. Verglichen mit früheren IT-Projekten, waren diese oft mit sehr langen Projektlaufzeiten und einem erheblichen Investment verbunden, sind sog. SaaS (En. Software-As-A-Service) Lösungen erheblich günstiger.

Solche Systeme stellen alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen dar. Dabei lernt die Software oft von jedem Geschäftsfall und versteht mit der Zeit die branchenspezifischen Prozessanforderungen. Durch das Verstehen und Auswerten der Daten kann Software heutzutage bereits pro-aktiv kleine Veränderungen in Echtzeit vorschlagen und so Abläufe und Prozesse Stück für Stück nachhaltig verbessern.

 

 

 

 

 

 

 

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