Digitalisierung ist eines der am heißesten diskutierten Themen unserer Zeit. „Digitale Kompetenz“ ist eine Fähigkeit, die zunehmend an Bedeutung gewinnt. Besonders Menschen mit Bürojobs müssen sich umstellen, denn der Büroalltag ist in einem schnellen Wandel unterzogen. In diesem Beitrag wird erklärt, was jeder selbst tun kann, um den eigenen Arbeitsalltag digitaler zu gestalten und damit ganz automatisch die eigene digitale Kompetenz zu verbessern.

Definition – Was ist digitale Kompetenz?

Zunächst stellen wir uns die Frage, was denn digitale Kompetenz eigentlich ist. Digitale Kompetenz ist die Fähigkeit, mit Technologie, also Hardware und Software, umzugehen. Dabei geht es einerseits um eine Denkweise, nämlich ein gewisses Verständnis für die Funktionsweise technologischer Systeme zu haben, andererseits aber auch um die Fähigkeit, solche Anwendungen, wie der Name schon sagt, richtig anwenden zu können.

Dabei handelt es sich um eine Form der Kommunikation zwischen Mensch und Maschine. Wie bei allen kommunikativen Abläufen ist es wichtig, durch aktives Zuhören und aktives Kommunizieren eine gemeinsame Ebene für ein gegenseitiges Verständnis zu schaffen. Das war zu Beginn des Technologiezeitalters noch relativ schwierig – heutzutage sorgen Programmierer und Designer dafür, dass digitale Anwendungen immer „menschlicher“ werden, um so die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine zu vereinfachen und intuitiver zu machen. Man könnte daher sagen, es wird zunehmend einfacher, digitale Kompetenz aufzubauen.


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Digitale Kompetenz – Was ist wichtig?

Wer diese Fähigkeit lernen oder ausbauen möchte, der sollte sich also mit dem Thema etwas näher beschäftigen – den ersten richtigen Schritt sind Sie bereits gegangen, da Sie diesen Beitrag lesen. Als langjährige Experten bekommen wir von Kunden und Partnern immer wieder die gleichen Fragen gestellt, welche wir im Folgenden auf die Quintessenz zusammenfassen und erklären.

Zeit nehmen für digitale Themen

Um eine digitalere Denkweise zu erhalten, verhält es sich wie bei allem im Leben: Wenn ich etwas Neues lernen möchte, dann muss ich etwas dafür tun. Digitales Verständnis kann man lernen und trainieren, genauso wie man auf einen Halbmarathon trainiert. Wichtig ist, dass man dranbleibt, denn das technologische Umfeld ist keineswegs starr, im Gegenteil, es ist höchst dynamisch und in ständiger Veränderung. Keine Sorge, das heißt nicht, dass man dafür Unmengen an Zeit investieren muss. Es kommt auch immer auf die eigenen Ziele an. Mit etwas Aufwand und einem gewissen ehrlichen Interesse am Thema kann man seine Fähigkeiten sehr schnell weit über das durchschnittliche Wissen anderer hinaus ausbauen.

Konkrete Vorschläge zur Verbesserung der digitalen Denkweise:

  • Blocken Sie sich eine Stunde pro Woche im Kalender, in der Sie sich aktiv über digitale Themen informieren, bestehende Software näher „erkunden“ oder über digitale Lösungen für ein aktuelles Problem recherchieren.
  • „Erkunden“ Sie bestehende Software näher – finden Sie neue Funktionen in Lösungen, die Sie bereits verwenden.
  • Recherchieren Sie aktiv nach Lösungen für ein aktuelles Problem oder eine lästige Aufgabe.
  • Helfen Sie Kollegen und Freunden bei digitalen Problemen – entweder durch Ihr neu gewonnenes Wissen oder als persönliche Herausforderung.

Wichtig ist Kontinuität, also dranbleiben!

Versuchen, Probleme digital zu lösen

Eine weitere Möglichkeit ist, aufkommende Probleme in Prozessen, Abläufen oder Aufgaben digital zu lösen. Natürlich ist dafür im stressigen Büroalltag selten Zeit, jedoch ist ein „Quickfix“ nicht immer eine gute Idee. Tritt ein Problem häufiger auf, macht es Sinn, nach einer dauerhaften Lösung des Problems zu suchen. Ansonsten passiert es schnell, dass das, was als Quickfix gedacht war, zum routinierten Ablauf wird. Das ist gefährlich, da ein Quickfix oft nicht die effizienteste Lösung für ein wiederkehrendes Problem ist.

Man ist also gut beraten, sich die Zeit zu nehmen, um nach einer technologischen Lösung zu suchen. Ein paar Ideen, um damit anzufangen, sind im Folgenden aufgelistet.

Kleine Ideen zur sofortigen Verbesserung der persönlichen digitalen Kompetenz:

  • Den Weg zum Drucker sparen: Dokumente und Formulare online ausfüllen, unterschreiben und versenden. Das ist auch gut für die Umwelt!
  • Wiederkehrende E-Mails durch Textbausteine (mit Kürzeln wie „/sgdh“ was „Sehr geehrte Damen und Herren“ entspricht) oder durch E-Mail-Vorlagen ersetzen.
  • Checklisten-Tools anstatt Post-Its verwenden.  Bei Ordnungsmentor gibt es einen ausführlichen Vergleich von Aufgabenverwaltungs-Tools für verschiedenste Anforderungen.

Tipp: Wir alle arbeiten alltäglich mit E-Mails. Die Gmail-Erweiterung MixMax (circa ~10 € bis 25 €/Monat) ist eine gute Möglichkeit, die Vorzüge der neuesten Technologie bei der alltäglichen Arbeit mit E-Mails zu spüren. Es wird lediglich ein Gmail-Account benötigt.

Social Media Feeds einrichten

Ein weiterer Tipp, den jeder auch schnell und ohne großen Aufwand erledigen kann: Steuern Sie, was Ihnen auf Social Media angezeigt wird. Das klingt banal, ist aber eine sehr mächtige Lösung.

Selbst dann, wenn Sie nur Überschriften lesen und nur manchmal einen Beitrag überfliegen, wird die reine Präsenz der Informationen in Ihrem Alltag dazu führen, dass Ihr Interesse an digitalen Themen wächst und Sie gleichzeitig über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben. Je mehr Sie lesen und verstehen und je länger Sie dranbleiben, desto leichter wird es Ihnen fallen. Fangen Sie an, Beiträge zu kommentieren und Fragen zu stellen … all das hilft Ihnen in Ihrer Zukunft.

Tipps für Seiten, denen Sie folgen sollten:

  • WirtschaftsWoche
  • t3n – Digitale Pioniere
  • Natürlich: Flowers-Software      (Schon unseren Newsletter abonniert?)
  • WIRED Deutschland

Darüber hinaus kann dies noch verstärkt werden, indem man speziellen Gruppen beitritt, in denen technologische Themen diskutiert werden.

Wo kann ich mich über Softwarelösungen informieren?

Die Online-Welt hat alles zu bieten: Es gibt reichlich Vergleichsportale, Blogs wie diesen, Foren und natürlich die klassische Google-Suche.

Zwei Vergleichsportale, die besonders zu empfehlen sind:

Diese Portale sind dafür bekannt, mit aller Härte für echte, verifizierte Rezensionen zu sorgen. Auch wir von Flowers sind bei Capterra und G2 (àFlowers G2 Bewertungen) vertreten. Auf die Bewertungen kann man sich verlassen und die Suchergebnisse sind (zumindest bei G2) nicht kommerzialisiert.

Auch Blogs sind eine gute Möglichkeit, sich über aktuelle Trends und Bewegungen im Technologiebereich auf dem Laufenden zu halten. Dieser Blog berichtet ebenfalls über solche Veränderungen (à jetzt zum Newsletter anmelden)

Vier bekannte und beliebte Tech-Blogs:

  1. Heise Online
  2. Tech-Crunch (englischer Blog)
  3. Giga
  4. Golem

Für die, die nicht so gerne lesen, gibt es online auch zahlreiche Videos und Podcasts zum Thema Technologie. Eine kurze Google-Suche reicht und man findet relativ schnell spannende Lösungen!

Software in den Alltag integrieren

Jetzt, nachdem Sie sich über Softwarelösungen erkundigt haben, sollten Sie diese in den eigenen Berufsalltag integrieren. Die meisten Online-Tools kann man mittlerweile eine gewisse Zeit (meistens 7 bis 30 Tage) kostenlos testen. Diesen Testzeitraum sollten Sie nutzen, um zu „erforschen“, was das Tool alles kann und wie es Sie im Alltag unterstützen kann.

Machen Sie sich keine Sorgen um die Kosten. Wenn die Software Ihnen im Alltag hilft, wird der Abteilungsleiter oder Budget-Verantwortliche nichts dagegen haben. Solche cloud-basierten Tools (das heißt, die Software ist über den Browser zugänglich) kosten meistens auch nicht die Welt. Oftmals, je nach Lösung, liegt der Preis zwischen 5 € und 90 € pro Monat. Unternehmen, die sich solch günstige Alltagshelfer nicht mehr leisten können, haben ganz andere Probleme.

Natürlich muss eine moderne und gute Softwarelösung auch intuitiv sein. Trotzdem sollte man sich circa eine Woche Zeit nehmen, die Funktionen kennenzulernen und aktiv zu testen. Nach einer zweiten Woche wird dann meistens schnell klar, ob der Alltagshelfer zur Routine und zur Optimierung der eigenen digitalen Arbeitsweise beitragen kann. Wenn das der Fall ist, super! Erzählen Sie auch Ihren Kollegen von Ihrem Fund, sodass Sie möglicherweise von einer Team-Integration profitieren können.

Tipp: Unsere Workflowmanagement-Lösung „Flowers“ ist eine gute Möglichkeit, um den Büroalltag digitaler zu gestalten und Erfahrung mit neuen Technologien zu sammeln. Als iGPM (intelligentes Geschäftsprozessmanagement) ist Flowers ein Tool auf dem neuesten technologischen Stand. Flowers unterstützt Sie bei jedem Ablauf in Ihrem Berufsalltag. Wer sich jetzt damit beschäftigt, wird sich in naher Zukunft freuen, die Zeit investiert zu haben. Flowers kann hier kostenlos getestet werden.

Software Exzellenz: Das Beste aus bestehenden Lösungen rausholen

Mit dem Wissen, wo man sich über Software informieren kann, einem optimierten Social Media Feed und der eingeplanten Zeit für die Digitalisierung im eigenen Alltag ist schon eine Menge geschafft, um die persönliche digitale Fachkompetenz auf ein Profi-Level zu bringen. Wer noch einen Schritt weitergehen und zum Software Exzellenz-Experten werden möchte, der verbindet verschiedene Softwarelösungen miteinander. Das klingt aber kompliziert? Tatsächlich ist das gar nicht so schwierig. Die meisten Lösungen haben solche Verknüpfungen schon voreingestellt. Man muss sie nur einrichten.

Durch die Anbindung von unterschiedlichen Lösungen miteinander können Sie erheblich viel Zeit sparen, lästige Aufgaben automatisieren und gegenüber Ihren Teammitgliedern durch eine fast schon magische Arbeitsweise faszinieren. Sie merken, dass Sie intern zum Software Exzellenz-Experten geworden sind, wenn Kollegen Sie zunehmend um Hilfe bei technischen Problemen bitten und Sie diese stets lösen können, da Sie nun über die entsprechende technische Denkweise und Kommunikationsfähigkeit verfügen, die für die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine nötig ist.

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